สมาคมมีเดียเอเยนซี่และธุรกิจสื่อแห่งประเทศไทย
ข้อบังคับว่าด้วยการเสนองานวางแผนและซื้อสื่อโฆษณา
หลักการและเหตุผล
ในปัจจุบัน มีการเรียกให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่เสนองานแข่งกันจำนวนมาก และบ่อยครั้งขึ้นเกินความจำเป็น ทำให้เป็นภาระด้านเวลาและค่าใช้จ่ายของมีเดียเอเยนซี่ที่จะต้องเตรียมงานเสนอแก่ลูกค้าโดยไม่มีความแน่นอนว่า จะได้ธุรกิจจากลูกค้ารายนั้น ๆ มาชดเชยค่าเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเตรียมงานเสนอแก่ลูกค้า
จากการที่สมาคมฯ ได้เริ่มดำเนินโครงการ Pitching Fee มาตั้งแต่ต้นปี 2553 แล้วนั้น ก็ได้ปรากฏปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินการบางประการ สมาคมฯ จึงจำเป็นต้องทำการปรับปรุงแก้ไขข้อบังคับต่าง ๆ เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาและอุดช่องโหว่บางประการ เพื่อให้การดำเนินโครงการในระยะต่อจากนี้ไปเกิดปัญหาน้อยที่สุด
หลักสำคัญของการปรับปรุงข้อบังคับครั้งนี้ อยู่ที่การเรียกเก็บ “ค่าเสนองาน” จากลูกค้าในทุกกรณี ไม่ว่าจะมีการแข่งขันกันเสนองานหรือไม่ เพื่อเป็นหลักประกันว่า หากลูกค้าเรียกเสนองานแล้ว ในเวลาต่อมาไม่ได้ว่าจ้าง หรือทำสัญญาต่อกัน มีเดียเอเยนซี่จะได้รับการชดเชยค่าเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเตรียมงานนั้น ๆ
อย่างไรก็ดี หลังจากลูกค้าได้พิจารณาว่าจ้างหรือทำสัญญากับบริษัทมีเดียเอเยนซี่รายใดรายหนึ่งแล้ว ก็ย่อมถือว่า มีเดียเอเยนซี่นั้น ๆ ได้ธุรกิจจากลูกค้ารายนั้นไปแล้ว จึงไม่สมควรจะเรียกเก็บ “ค่าเสนองาน” เพราะต้องถือเป็นการลงทุนเบื้องต้นของมีเดียเอเยนซี่เพื่อให้ได้ธุรกิจจากลูกค้ารายนั้นมา กรณีเช่นนี้ “ค่าเสนองาน” ของมีเดียเอเยนซี่รายนั้น ๆ ก็จะได้รับการยกเว้น ไม่ต้องเรียกเก็บ หรือหากเรียกเก็บไปแล้ว ก็จะได้รับคืนเต็มจำนวน
คำนิยาม
การเสนองาน หมายถึง การเสนองานวางแผนสื่อโฆษณา งานซื้อสื่อโฆษณา หรืองานอื่นใดนอกเหนือจากการนำเสนอข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัท (Credential Presentation) ของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ ไม่ว่าจะเกิดขึ้นจากความต้องการของลูกค้า (Advertiser) หรือไม่ก็ตาม
ค่าเสนองาน (Proposal Fee) หมายถึง ค่าธรรมเนียมที่บริษัทมีเดียเอเยนซี่เรียกเก็บจากลูกค้าเพื่อเป็นค่าตอบแทนการเสนองานตามขอบเขตและอัตราค่าเสนองานในข้อบังคับนี้
สัญญาใช้บริการมีเดียเอเยนซี่ หมายถึง สัญญาใด ๆ ที่ก่อให้เกิดนิติสัมพันธ์ระหว่างบริษัทมีเดียเอเยนซี่และลูกค้า ไม่ว่าจะมีชื่อเรียกสัญญาว่าอย่างไรก็ตาม
เอเยนซี่ปัจจุบัน หมายถึง บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ลูกค้ามีสัญญาใช้บริการอยู่โดยยังมิได้มีการบอกเลิกสัญญาไม่ว่าจะโดยนิตินัยหรือพฤตินัย
เอเยนซี่ใหม่ หมายถึง บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ลูกค้าได้ลงนามในสัญญาใช้บริการฯ อันเป็นผลสืบเนื่องจากการพิจารณา “การเสนองาน” ตามข้อบังคับนี้
เอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองาน หมายถึง บริษัทมีเดียเอเยนซี่ทุกแห่งที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมเสนองานและได้ตอบรับที่จะเข้าร่วมเสนองานแก่ลูกค้านั้น ๆ แล้ว และให้หมายความรวมถึงเอเยนซี่ปัจจุบันของลูกค้ารายนั้นด้วย
ลูกค้าใหม่ หมายถึงลูกค้าที่ยังมิได้ลงนามในสัญญาใช้บริการมีเดียเอเยนซี่นั้น ๆ
สัญญาตอบรับค่าเสนองาน หมายถึง สัญญาระหว่างลูกค้าและสมาคมฯ เพื่อยืนยันการยอมรับเงื่อนไขและค่าเสนองานตามข้อบังคับนี้
ระเบียบวิธีการเสนองานของ บ. มีเดียเอเยนซี่
1. เมื่อบริษัทมีเดียเอเยนซี่ได้รับการติดต่อจากลูกค้าใหม่ให้ส่งข้อเสนอ หรือนำเสนองานใด ๆ อันนอกเหนือไปจากการนำเสนอ Credential
ตามปกติแล้ว
2. บริษัทมีเดียเอเยนซี่มีหน้าที่แจ้งให้ลูกค้าใหม่นั้นทราบว่า จะมีการเรียกเก็บค่าเสนองานตามข้อบังคับนี้ ไม่ว่าจะมีการแข่งขันกับบริษัท
มีเดียเอเยนซี่อื่นหรือไม่ก็ตาม
3. หากบริษัทมีเดียเอเยนซี่ตอบรับที่จะเสนองานของลูกค้าแล้ว บริษัทมีเดียเอเยนซี่นั้น มีหน้าที่แจ้งให้สมาคมฯ ทราบถึงการเสนองานนั้นภายใน
24 ชั่วโมง สมาคมฯ ติดต่อลูกค้าเพื่อส่งใบแจ้งหนี้และเรียกเก็บค่าเสนองานเต็มจำนวนก่อนวันเสนองาน
4. ในกรณีวันที่เสนองานห่างจากวันที่ส่งใบแจ้งหนี้ไม่ถึง 3 วัน และลูกค้าไม่สามารถดำเนินขบวนการชำระเงินได้ก่อนวันเสนองาน สมาคมฯ
อาจพิจารณายอมรับสัญญาตอบรับค่าเสนองานแทนการชำระเงินค่าเสนองานตามข้อ 3 ได้ ทั้งนี้ลูกค้าจะต้องชำระค่าเสนองานให้เสร็จสิ้นภายใน
7 วัน นับแต่วันที่ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าเสนองานจากสมาคมฯ
5. สมาคมฯ สงวนสิทธิในการตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับการเรียกเสนองานของลูกค้าจากบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมโครงการนี้ทั้งหมด และเป็น
หน้าที่ของสมาคมฯ ที่จะต้องแจ้งและตรวจสอบกับเอเยนซี่ปัจจุบันของลูกค้าเกี่ยวกับการเรียกเสนองานของเอเยนซี่ใหม่เพื่อความเป็นธรรมใน
การเรียกค่าเสนองานของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ทุกแห่งที่เกี่ยวข้อง
6. บริษัทมีเดียเอเยนซี่ จะไม่เสนองานแก่ลูกค้าใหม่ทุกกรณีหากลูกค้าใหม่นั้นปฏิเสธที่จะชำระค่าเสนองานตามข้อบังคับนี้
7. ลูกค้าที่ชำระค่าเสนองานแล้ว จะได้รับใบเสร็จรับเงินจากสมาคมฯ และสมาคมฯ จะแจ้งให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองานทราบทันที
เพื่อให้ดำเนินงานต่อไป
8. เงินค่าเสนองานนี้ สมาคมฯ จะเก็บรักษาไว้เพื่อส่งคืนลูกค้า หรือจัดสรรให้แก่บริษัทมีเดียเอเยนซี่ตามข้อกำหนดเรื่องการคืนและจัดสรรค่าเสนอ
งานในข้อบังคับนี้
9. ไม่ว่ากรณีใด บริษัทมีเดียเอเยนซี่ ไม่สามารถถอนตัวจากการเสนองานภายหลังจากลูกค้าได้ชำระค่าเสนองานเสร็จสิ้นแล้ว
10. กรณีลูกค้ามีปัญหาหรือข้อขัดข้องในการชำระค่าธรรมเนียม แต่ยังไม่ปฏิเสธการชำระค่าธรรมเนียม สมาคมฯ จะแจ้งให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้า
ร่วมเสนองานนั้น ๆ ทราบ เพื่อติดต่อกับลูกค้า ในกรณีเช่นนี้ หากมีเดียเอเยนซี่ใดตัดสินใจถอนตัวจากการแข่งขันต้องแจ้งให้สมาคมฯ
ทราบทันที
11. กรณีลูกค้ามีปัญหาหรือเหตุขัดข้องใด ๆ เกี่ยวกับการเรียกเก็บและชำระค่าเสนองานนี้ บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ได้รับเชิญให้เสนองานทั้งหลาย
จะต้องระงับการเสนองานไว้ก่อน จนกว่าลูกค้าจะชำระค่าเสนองานเสร็จสิ้น หรือได้ลงนามในสัญญาตอบรับค่าเสนองานแล้วตามข้อ 4
12. กรณีลูกค้าปฏิเสธการชำระค่าเสนองานบางส่วน (บางเอเยนซี่) เอเยนซี่ที่ถูกลูกค้าปฏิเสธการชำระค่าเสนองานต้องไม่เข้าร่วมเสนองาน
ในครั้งนั้น เช่นเดียวกับกรณีตามข้อ 6
13. บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าเสนองาน มีหน้าที่แจ้งให้สมาคมฯ ทราบถึงผลหรือข้อยุติของการเสนองาน เพื่อดำเนินการคืนค่าเสนองานให้ลูกค้า
หรือจัดสรรค่าเสนองานให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เกี่ยวข้อง
14. กรณีมีข้อขัดแย้ง หรือปัญหาที่ไม่อาจบรรลุข้อตกลงร่วมกันในระหว่างบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองานครั้งใดครั้งหนึ่งแล้ว
บริษัทมีเดียเอเยนซี่ เหล่านั้นตกลงที่จะระงับการเสนองานไว้ก่อนจนกว่าจะมีข้อยุติหรือข้อตกลงอันเป็นที่ยอมรับของทุกบริษัท
ที่เข้าร่วมเสนองานครั้งนั้น
ขอบเขตและอัตราค่าเสนองาน
1. ลูกค้า ต้องชำระ “ค่าเสนองาน” (เป็นเงินบาท) สำหรับ “เอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนอ” ทั้งหมด รวมถึง “เอเยนซี่ปัจจุบัน” ตามอัตราที่กำหนดไว้ให้แก่
สมาคมฯ ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในข้อบังคับนี้
2. เมื่อลูกค้าใหม่ไม่ว่าจะมีเอเยนซี่ปัจจุบันอยู่แล้วหรือไม่ก็ตาม ประสงค์จะเรียกให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่เพียงแห่งเดียวหรือหลายแห่ง เสนองานด้าน
สื่อโฆษณา ไม่ว่าจะเป็นงานวางแผนสื่อโฆษณา หรืองานซื้อสื่อโฆษณา หรืองานวางแผนและซื้อสื่อโฆษณารวมกัน ให้คิดอัตราค่าเสนองาน
100,000 บาท ต่อหนึ่งบริษัทมีเดียเอเยนซี่
3. กรณีการเสนองานเป็นส่วนหนึ่งของการเสนอแผนงานโฆษณาโดยรวมของบริษัทตัวแทนโฆษณาอื่น (Advertising Agency
หรือ Creative Agency) ให้คิดอัตราค่าเสนองาน 100,000 บาท ต่อหนึ่งบริษัทมีเดียเอเยนซี่ แยกต่างหากจากค่าธรรมเนียมของ
Advertising Agency หรือ Creative Agency
4. “ค่าเสนองาน” ตามข้อบังคับนี้ เป็นการเรียกเก็บจากลูกค้าเพื่อชดเชยค่าเสียเวลาและค่าใช้จ่ายอันเกิดขึ้นจากการที่ลูกค้าเรียกมีเดียเอเยนซี่
ให้เสนองานด้านสื่อโฆษณา และต่อมาภายหลังมิได้ตกลงว่าจ้างมีเดียเอเยนซี่นั้น ๆ ดังนั้น หลังจากลูกค้าตัดสินใจลงนามใน
“สัญญาใช้บริการเอเยนซี่” กับบริษัทมีเดียเอเยนซี่ใดแล้ว ให้ถือว่า บริษัทมีเดียเอเยนซี่นั้น ไม่มีสิทธิได้รับ “ค่าเสนองาน” และให้คืนค่าเสนอ
งานนั้นแก่ลูกค้าต่อไป
การคืนและจัดสรรค่าเสนองาน
1. ค่าเสนองานของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่มีการลงนามในสัญญาฯ แล้ว จะคืนให้กับลูกค้าทั้งจำนวน (100%) ภายใน 7 วัน นับแต่วันที่ได้รับแจ้งการ
ลงนามในสัญญาฯ แล้ว
2. ค่าเสนองานของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ไม่ได้รับการว่าจ้างหรือลงนามในสัญญาฯ จะจัดสรรให้ทุกบริษัท ในอัตราร้อยละแปดสิบ (80%)
ภายใน 7 วัน นับแต่วันที่ได้รับการยืนยันว่า ลูกค้าได้ลงนามในสัญญาฯ กับบริษัทมีเดียเอเยนซี่แห่งหนึ่งแห่งใด หรือหลายแห่งอย่างถูกต้องแล้ว
3. ค่าเสนองานของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ตามข้อ 2 ส่วนที่เหลือ (ร้อยละ 20) ให้จัดสรรเป็นรายได้ของสมาคมฯ เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
ตามข้อบังคับนี้
ข้อยกเว้นเรียกเก็บค่าธรรมเนียม
1. ยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าเสนองานสำหรับเอเยนซี่เดิมที่ลูกค้าได้บอกเลิกสัญญาไปแล้ว
2. ยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าเสนองานในกรณีลูกค้าคัดเลือกบริษัทฯ ด้วยการพิจารณาเพียงคุณสมบัติ (Company Profile) และผลงานของบริษัท
จากการนำเสนอ Credential Presentation ของบริษัทต่าง ๆ
3. หน่วยราชการ องค์การมหาชน หรือ รัฐวิสาหกิจที่มีสภาพเป็นบริษัทมหาชนแต่ยังมิได้นำหุ้นเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์
4. กรณีลูกค้าเรียกเสนองานจากเอเยนซี่ใหม่ โดยมิได้บอกเลิกสัญญากับเอเยนซี่ปัจจุบัน และได้ชำระค่าเสนองานไว้ครบทุกเอเยนซี่รวมทั้ง
เอเยนซี่ ปัจจุบันแล้ว หลังจากลูกค้าได้ตกลงว่าจ้างเอเยนซี่ใหม่แทนเอเยนซี่ปัจจุบันแล้ว หากข้อเท็จจริงปรากฏว่า เอเยนซี่ปัจจุบันมิได้
มีการทำงานในลักษณะเดียวกับการเสนองานของเอเยนซี่ใหม่ก่อนการเรียกเสนองานจากเอเยนซี่ใหม่ โดยการยืนยันจากเอเยนซี่ปัจจุบันเอง
ลูกค้าจะได้รับการยกเว้นค่าเสนองานของเอเยนซี่ปัจจุบันนั้นด้วย โดยสมาคมฯ จะคืนค่าเสนองานของเอเยนซี่ปัจจุบันนั้นให้แก่ลูกค้าเต็มจำนวน
บทลงโทษ
สมาชิกที่ฝ่าฝืนข้อบังคับนี้ เช่น เข้าร่วมแข่งขันโดยไม่แจ้งให้สมาคมฯ ทราบ หรือมีเจตนาช่วยลูกค้าหลบเลี่ยงการชำระค่าธรรมเนียม ไม่ว่าจะโดยทางตรงหรือทางอ้อม หรือเสนองานเกินขอบเขตที่ลูกค้าประกาศไว้ จะถูกพิจารณาลงโทษเป็นลำดับขั้นดังนี้
1.ได้รับหนังสือว่ากล่าวตักเตือนจากสมาคมฯ
2.ถูกจำกัดสิทธิประโยชน์บางประการของสมาชิก
3.ถูกขับออกจากสมาชิกสมาคมฯ
การวินิจฉัยข้อโต้แย้ง
การวินิจฉัยข้อโต้แย้งใด ๆ ให้กระทำโดยกรรมการบริหารสมาคมฯ ไม่น้อยกว่า 5 คน โดยอาจเชิญสมาชิกที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมให้ความเห็นด้วย และให้ถือมติของที่ประชุมดังกล่าวนี้เป็นที่สิ้นสุด
บริษัทสมาชิกภายใต้ข้อบังคับนี้
1.บริษัท แอมแมกซ์ ทีม แอ๊ดเวอร์ไทซิ่ง จำกัด
2.บริษัท แบรนด์ คอนเน็คชั่นส์ จำกัด
3.บริษัท คาราท (ประเทศไทย) จำกัด
4.บริษัท เดนท์สุ มีเดีย (ประเทศไทย) จำกัด
5.บริษัท อินิชิเอทีฟ จำกัด
6.บริษัท มีเดียเอ็ดจ์:ซีไอเอ จำกัด
7.บริษัท มีเดียคอม จำกัด
8.บริษัท แมทช์บอกซ์ จำกัด
9.บริษัท มีเดีย อินเทลลิเจนซ์ จำกัด
10.บริษัท มายด์แชร์ จำกัด
11.บริษัท ออพติมัม มีเดีย ไดเรคชั่น (ประเทศไทย) จำกัด
12.บริษัท พีเอชดี (ประเทศไทย) จำกัด
13.บริษัท ประกิตโฮลดิ้งส์ จำกัด (มหาชน)
14.บริษัท ฤญี จำกัด
15.บริษัท สตาร์คอม มีเดียเวสท์ กรุ๊ป
16.บริษัท ยูเอ็ม จำกัด
17.บริษัท เซนิธออพติมีเดีย จำกัด
ข้อบังคับนี้มีผลบังคับใช้
วันที่ 7 ธันวาคม 2553 เป็นต้นไป
สมาคมมีเดียเอเยนซี่และธุรกิจสื่อแห่งประเทศไทย
