หลักการแลเหตุผล
ในปัจจุบัน มีการเรียกให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่เสนองานแข่งกันจำนวนมาก และบ่อยครั้งขึ้นจนทำให้เป็นภาระด้านเวลา และค่าใช้จ่ายของมีเดียเอเยนซี่ที่จะต้องเตรียมงานเสนอแก่ลูกค้า โดยไม่มีความแน่นอนว่าจะได้ธุรกิจจากลูกค้ารายนั้น ๆ มาชดเชยค่าชั่วโมงการทำงาน และค่าใช้จ่ายในการเตรียมงานเสนอแก่ลูกค้า
จากการที่สมาคมฯ ได้เริ่มดำเนินการโครงการ Pitching Fee มาตั้งแต่ต้นปี 2553 แล้วนั้นก็ได้ปรากฏปัญหา และอุปสรรคในการดำเนินการบางประการ สมาคมฯ จึงจำเป็นต้องทำการปรับปรุง แก้ไขข้อบังคับต่าง ๆ เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาและอุดช่องโหว่บางประการ เพื่อให้การดำเนินโครงการในระยะต่อจากนี้ไปเกิดปัญหาน้อยที่สุด
หลักสำคัญของการปรับปรุงข้อบังคับครั้งนี้อยู่ที่ การเรียกเก็บ “ค่าเสนองาน” จากลูกค้าในทุกกรณี ไม่ว่าจะมีการแข่งขันกันเสนองานหรือไม่ เพื่อเป็นหลักประกันว่า หากลูกค้าเรียกเสนองานแล้ว ในเวลาต่อมา ไม่ได้ว่าจ้าง หรือทำสัญญาต่อกัน มีเดียเอเยนซี่จะได้รับการชดเชยค่าเสียเวลา และค่าใช้จ่ายในการเตรียมงานนั้น ๆ ซึ่งรวมถึงเอเจนซี่ปัจจุบัน ซึ่งมีโอกาสที่จะไม่ได้ให้บริการกับลูกค้าต่อด้วย
อย่างไรก็ดี หลังจากลูกค้าได้พิจารณาว่าจ้างหรือทำสัญญากับบริษัทมีเดียเอเยนซี่รายใดรายหนึ่งแล้ว ก็ย่อมถือว่า มีเดียเอเยนซี่นั้น ๆ ได้ธุรกิจจากลูกค้ารายนั้นไป ซึ่งถือเป็น การลงทุนเบื้องต้นของมีเดียเอเยนซี่ เพื่อให้ได้ธุรกิจจากลูกค้ารายนั้น จึงไม่สมควรจะเรียกเก็บ “ค่าเสนองาน” กรณีเช่นนี้ “ค่าเสนองาน” ของมีเดียเอเยนซี่รายนั้น ๆ ก็จะได้รับการยกเว้น ไม่ต้องเรียกเก็บ หรือหากเรียกเก็บไปแล้ว ลูกค้าก็จะได้รับคืนเต็มจำนวน
คำนิยาม
การเสนองาน หมายถึง การเสนองานวางแผนสื่อโฆษณา งานซื้อสื่อโฆษณา หรืองานอื่นใดนอกเหนือจากการนำเสนอข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัท (Credential Presentation) ของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ ไม่ว่าจะเกิดขึ้นจากความต้องการของลูกค้า (Advertiser) หรือไม่ก็ตาม
ค่าเสนองาน (Proposal Fee) หมายถึง ค่าธรรมเนียมที่สมาคมฯ เรียกเก็บจากลูกค้าเพื่อเป็นค่าตอบแทนบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่มีการเสนองานตามขอบเขตและอัตราค่าเสนองานในข้อบังคับนี้
สัญญาใช้บริการมีเดียเอเยนซี่ หมายถึง สัญญาใด ๆ ที่ก่อให้เกิดนิติสัมพันธ์ระหว่างบริษัทมีเดียเอเยนซี่และลูกค้า ไม่ว่ามีชื่อเรียกสัญญาว่าอย่างไรก็ตาม
เอเยนซี่ปัจจุบัน หมายถึง บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ลูกค้ามีสัญญาใช้บริการอยู่โดยมิได้มีการบอกเลิกสัญญา ไม่ว่าจะโดยนิตินัยหรือพฤตินัย
เอเยนซี่ใหม่ หมายถึง บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ลูกค้าได้ลงนามในสัญญาใช้บริการฯ อันเป็นผลสืบเนื่องจากการพิจารณา “การเสนองาน” ตามข้อบังคับนี้
เอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองาน หมายถึง บริษัทมีเดียเอเยนซี่ทุกแห่งที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมเสนองาน และได้ตอบรับที่จะเข้าร่วมเสนองานแก่ลูกค้านั้น ๆ แล้ว และให้หมายความรวมถึงเอเยนซี่ปัจจุบันของลูกค้ารายนั้นด้วย
ลูกค้าใหม่ หมายถึง ลูกค้าที่ยังมิได้ลงนามในสัญญาใช้บริการมีเดียเอเยนซี่นั้น ๆ
สัญญาตอบรับค่าเสนองาน หมายถึง สัญญาระหว่างลูกค้าและสมาคมฯ เพื่อยืนยันการยอมรับเงื่อนไข และค่าเสนองานตามข้อบังคับนี้