ระเบียบวิธีการเสนองานของ บริษัท มีเดียเอเยนซี่
- เมื่อบริษัทมีเดียเอเยนซี่ได้รับการติดต่อจากลูกค้าใหม่ให้ส่งข้อเสนอ หรือ นำเสนองานใด ๆ อันนอกเหนือจากการนำเสนอ Credential ตามปกติแล้ว บริษัทมีเดียเอเยนซี่มีหน้าที่แจ้งให้ลูกค้าใหม่ทราบว่า มีการเรียกเก็บค่าเสนองานตามข้อบังคับนี้ ไม่ว่าจะมีการแข่งขันบริษัทมีเดียเอเยนซี่อื่นหรือไม่ก็ตาม
- หากบริษัทมีเดียเอเยนซี่ตอบรับที่จะเสนองานของลูกค้าแล้ว บริษัทมีเดียเอเยนซี่นั้น มีหน้าที่แจ้งให้สมาคมฯ ทราบถึงการเสนองานนั้นภายใน 24 ชั่วโมง
- สมาคมฯ ติดต่อลูกค้าเพื่อส่งใบตอบรับและอนุมัติเรื่อง “การเรียกเก็บค่าเสนองาน” (Media Proposal Fee) หลังจากสมาคมฯ ได้รับเอกสารตอบรับจากลูกค้า จะดำเนินการส่งใบแจ้งหนี้และเรียกเก็บค่าเสนองานเต็มจำนวนก่อนวันเสนองาน
- ในกรณีวันที่เสนองานห่างจากวันที่ส่งใบแจ้งหนี้ไม่ถึง 3 วัน และลูกค้าไม่สามารถดำเนินการชำระเงินได้ก่อนวันเสนองาน สมาคมฯ อาจพิจารณายอมรับใบตอบรับอนุมัติ “การเรียกเก็บค่าเสนองาน” (Media Proposal Fee) แทนการชำระเงินค่าเสนองานตามข้อ 3 ทั้งนี้ลูกค้าจะต้องชำระค่าเสนองานให้เสร็จสิ้นภายใน 7 วันนับแต่วันที่ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าเสนองานจากสมาคมฯ
- สมาคมฯ สงวนสิทธิในการตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับการเรียกเสนองานของลูกค้าจากบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมโครงการทั้งหมด และเป็นหน้าที่ของสมาคมฯ ที่จะต้องแจ้งและตรวจสอบกับเอเยนซี่ปัจจุบันของลูกค้าเกี่ยวกับการเรียกเสนองานของเอเยนซี่ใหม่ เพื่อเป็นธรรมในการเรียกเก็บค่าเสนองานของบริษัทมีเดียเอเยนซี่ทุกแห่งที่เกี่ยวข้องจากบริษัทมีเดียเอเยนซี่
- บริษัทมีเดียเอเยนซี่ จะไม่เสนองานแก่ลูกค้าใหม่ทุกกรณีหากลูกค้าใหม่นั้นปฏิเสธที่จะชำระค่าเสนองานตามข้อบังคับ
- ลูกค้าที่ชำระค่าเสนองานแล้ว จะได้รับใบเสร็จจากสมาคมฯ และสมาคมฯ จะแจ้งให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองานได้ทราบทันที เพื่อให้ดำเนินงานต่อไป
- เงินค่าเสนองานนี้ สมาคมฯ จะเก็บรักษาไว้เพื่อส่งคืนลูกค้า และจัดสรรให้แก่บริษัทมีเดียเอเยนซี่ตามข้อกำหนดเรื่องการคืนและจัดสรรค่าเสนองานในข้อบังคับนี้
- บริษัทมีเดียเอเยนซี่สามารถถอนตัวจากการเสนองานภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการรับโจทย์ได้ บริษัทมีเดียเอเยนซี่ไม่สามารถถอนตัวจากการเสนองานภายหลังลูกค้าได้ชำระค่าเสนองานเสร็จสิ้นแล้ว
- กรณีลูกค้ามีปัญหาหรือเหตุขัดข้องในการชำระค่าธรรมเนียม แต่ยังไม่ปฏิเสธการชำระค่าธรรมเนียม สมาคมฯ จะแจ้งให้บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองานนั้น ๆ ทราบ เพื่อติดต่อกับลูกค้า ในกรณีเช่นนี้ หากบริษัทมีเดียเอเยนซี่ตัดสินใจถอนตัวจากการแข่งขั้น ต้องแจ้งให้สมาคมฯ ทราบทันที
- กรณีลูกค้ามีปัญหาหรือเหตุขัดข้องใด ๆ เกี่ยวกับการเรียกเก็บและชำระค่าเสนองานนี้ บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่ได้รับเชิญให้เสนองานทั้งหลาย จะต้องระงับการเสนองานไว้ก่อน จนกว่าลูกค้าจะชำระค่าเสนองานเสร็จสิ้น หรือได้ลงนามสัญญาตอบรับ/อนุมัติค่าเสนองานแล้วตามข้อ 4
- กรณีลูกค้าปฏิเสธการชำระค่าเสนองานบางส่วน (บางเอเยนซี่) เอเยนซี่ที่ถูกลูกค้าปฏิเสธการชำระค่าเสนองาน ต้องไม่เข้าร่วมเสนองานในครั้งนั้น เช่นเดียวกับกรณีตามข้อ
- บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าเสนองาน มีหน้าที่แจ้งให้สมาคมฯ ทราบถึงผลหรือข้อยุติของการเสนองาน เพื่อดำเนินการคืนค่าเสนองานให้ลูกค้า หรือจัดสรรค่าเสนองานให้แก่บริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เกี่ยวข้อง
- กรณีมีข้อขัดแย้ง หรือปัญหาที่ไม่อาจบรรลุข้อตกลงร่วมกันในระหว่างบริษัทมีเดียเอเยนซี่ที่เข้าร่วมเสนองานครั้งใดครั้งหนึ่งแล้ว บริษัทมีเดียเอเยนซี่เหล่านั้นตกลงที่จะระงับการเสนองานไว้ก่อนจนกว่าจะมีข้อยุติ หรือข้อตกลงอันเป็นที่ยอมรับของทุกบริษัทที่เข้าร่วมเสนองานครั้งนั้น